新聞稿寫完發出去，卻沒有任何媒體願意刊登——這是許多企業第一次操作公關時最常遇到的挫折。媒體願意刊登的新聞稿，必須同時具備五個要素：新聞性、時效性、具體數據、引述句、以及媒體視角。 少了其中任何一項，稿件就很可能在編輯的收件匣裡石沉大海。
本文重點： 媒體編輯每天收到數十至上百封新聞稿，標題與第一段決定稿件命運。最常見的退件原因是缺乏新聞性與充斥行銷語言。掌握 5W1H 導言結構、具體數據、引述句三個核心，是提升刊登率最直接的方法。
為什麼大多數新聞稿會被媒體退件？
媒體編輯每天收到多少新聞稿？
一位活躍媒體的編輯或記者，每天收到的新聞稿少則數十封，多則超過百封。在這樣的競爭環境下，稿件能不能在前三行就抓住編輯的注意力，幾乎決定了一切。
大多數稿件甚至不會被完整閱讀——編輯看完標題與第一段，就已經決定這篇稿件的命運。
最常見的退件原因清單
根據媒體從業人員的實際反饋，以下是新聞稿最常被拒絕或忽略的原因：
- ❌ 沒有新聞性：整篇稿件都在介紹產品功能或品牌優勢，缺乏對讀者的意義
- ❌ 標題太長或太模糊：無法在三秒內讓編輯理解這篇稿件在說什麼
- ❌ 導言沒有交代清楚：誰、什麼事、什麼時候、在哪裡、為什麼——缺少任何一項
- ❌ 充滿行銷語言：「業界領先」、「革命性創新」、「最優質服務」這類形容詞是退件的紅燈
- ❌ 沒有引述句：稿件缺乏真實人物發言，公信力大打折扣
- ❌ 與媒體受眾不符：把科技產品新聞稿投給美食媒體，或把醫療資訊投給財經媒體
- ❌ 時機不對：重大節假日前後或重大新聞事件期間發稿，版面競爭激烈
媒體願意刊登的新聞稿，有哪些共同特徵？
觀察能夠順利刊出的新聞稿，通常有以下共同點：
- 開頭就給答案：第一段讓讀者知道發生了什麼事，不需要讀完全文才懂重點
- 有具體事實支撐：數字、日期、地點、合作對象——越具體越好
- 有真實的人說話：負責人或專家的引述句，讓稿件有溫度與可信度
- 符合當下時事脈絡：能與社會趨勢、節慶、或近期熱門話題產生連結
- 讀者看完有收穫：不只是品牌自說自話，而是讓讀者得到有用的資訊
新聞稿的標準結構與每段寫法是什麼？
標題：20 字以內，包含核心事實
標題是整篇新聞稿最重要的一行。好的新聞稿標題需要做到三件事：說清楚發生了什麼、點出為什麼重要、以及讓人想繼續讀下去。
好標題 vs 差標題對比：
| 差標題 | 好標題 |
|---|---|
| 某品牌推出革命性新產品 | 某品牌推出全台首款無糖機能飲料，7月上市 |
| 知名企業宣布重要合作 | A公司與B集團簽署策略合作，共同拓展東南亞市場 |
| 品牌榮獲業界大獎 | 某品牌榮獲2026台灣服務業金獎，連續三年蟬聯 |
原則很簡單：把形容詞換成事實，把模糊換成具體。
導言：100 字內交代完整 5W1H
導言是新聞稿的第一段，必須在 100 字以內回答六個問題：
- Who（誰）：哪個品牌或人物
- What（什麼事）：發生了什麼
- When（何時）：時間點
- Where（哪裡）：地點或範圍
- Why（為什麼）：這件事的背景或意義
- How（如何）：怎麼達成或執行
導言寫完後，用這個測試：如果全文只有這一段，讀者是否已經知道這篇新聞稿的核心內容？如果答案是肯定的，導言就寫對了。
主體：數據、細節、引述句缺一不可
主體通常由 2–3 個段落組成，負責展開導言提到的重點。每個段落都應該有明確的焦點：
第一段主體： 展開事件細節，加入具體數據 第二段主體： 引述句——來自企業負責人、產品主管或合作夥伴的直接發言 第三段主體（選用）： 產業背景、市場數據，或對讀者的實際影響說明
引述句的寫法範例：
「這次合作是我們進軍東南亞市場的第一步，」[品牌]執行長[姓名]表示，「我們預計在2026年底前，將服務範圍擴展至五個市場。」
關於公司（Boilerplate）：固定格式，簡短有力
Boilerplate 是每篇新聞稿結尾的固定段落，簡短介紹公司背景。建議控制在 80–100 字以內，包含：公司成立年份、核心業務、服務範圍、以及官網網址。
這段文字一旦確定，每篇新聞稿都使用相同版本，不需要每次重寫。
聯絡資訊：給媒體一個明確的聯繫窗口
新聞稿最後必須提供媒體聯繫窗口，包含：負責人姓名、職稱、電話、電子郵件。媒體若有後續採訪需求，需要知道找誰聯繫。
新聞稿寫作的 5 個關鍵要素是什麼？
1. 新聞性：這件事為什麼值得報導？
這是所有要素中最根本的一項。在開始撰稿前，先問自己：如果我是一個與這個品牌毫無關係的讀者，我為什麼要在乎這件事？
能回答這個問題的稿件，才具備新聞性。常見具有新聞性的素材包括：首次發生的事、影響特定族群的事、有具體數據佐證的事、或與當下社會趨勢相關的事。
2. 時效性：為什麼是現在發？
新聞的本質是「新」。一件三個月前發生的事，今天才發新聞稿，很難引起媒體興趣。發稿時機的選擇，直接影響稿件的被接受率。
建議在事件發生的同一週內發稿，若能搭配時事或節慶議題，效果更佳。
3. 具體數據：讓事實說話
數字是新聞稿最有說服力的元素。「銷售大幅成長」遠不如「第一季銷售額較去年同期成長 42%」有力。「服務多個客戶」遠不如「累計服務超過 500 家企業客戶」具體。
每一個可以量化的描述，都應該盡量給出實際數字。
4. 引述句：給稿件一個真實的聲音
一篇沒有引述句的新聞稿，讀起來像是企業自己寫的宣傳文案，而不是新聞。引述句的存在，讓稿件有了真實的人物聲音，大幅提升可信度。
引述句的來源通常是企業負責人、產品主管、或合作夥伴的代表。內容應該表達立場或願景，而不是重複稿件中已有的事實陳述。
5. 媒體視角：用記者的眼光審稿
完稿後，試著用記者的角度重新閱讀一遍，問自己：這篇稿件的讀者是誰？他們為什麼要讀這篇新聞？讀完之後他們得到了什麼？
如果無法清楚回答這三個問題，稿件通常還需要修改。
自己寫 vs 委託專業代撰：怎麼評估？
| 比較項目 | 自己撰寫 | 委託專業代撰（如卡佶特） |
|---|---|---|
| 費用 | 低（僅人力） | 需支付代撰費用 |
| 品牌資訊掌握度 | 高 | 需透過採訪了解 |
| 媒體視角與新聞性 | 依個人能力差異大 | 由具媒體背景人員操刀 |
| 退件風險 | 高（若缺乏媒體寫作經驗） | 低（熟悉各媒體標準） |
| 時間成本 | 高 | 低 |
| 適合對象 | 有公關或媒體寫作背景者 | 無內部公關資源的中小企業 |
對多數中小企業來說，委託具備媒體背景的專業人員代撰，能大幅降低退件風險，確保稿件品質從源頭就符合媒體標準。
新聞稿寫作常見問題 FAQ
新聞稿一定要有新聞點嗎？平凡的品牌消息也能發嗎？
新聞性是必要條件，但「新聞點」不一定需要是重大事件。即使是日常的品牌消息，透過正確的角度切入，也能挖掘出具有報導價值的議題。例如，一家餐廳新菜單上市，如果能連結到近期的飲食健康趨勢，就具備了新聞性。這正是專業公關公司最核心的能力之一——幫品牌找到平凡事件中的新聞角度。
新聞稿字數要多少才夠？
標準新聞稿的理想長度是 600–800 字。太短無法交代完整資訊，太長則會讓編輯失去耐心。主體段落控制在 2–3 段，每段不超過 150 字，是最容易被媒體接受的格式。
新聞稿可以附上圖片或影片嗎？
可以，而且建議附上。高品質的圖片能大幅提升新聞稿的刊登率，因為媒體刊出時通常需要配圖。圖片建議提供橫式、解析度 300dpi 以上的 JPG 或 PNG 格式，並附上圖說。影片則以提供連結為主，不建議直接附加大型檔案。
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結論：寫出媒體願意刊登的新聞稿，關鍵在視角而非文字
新聞稿寫作最大的挑戰，不是文字能力，而是能不能從品牌視角切換到媒體視角——思考的不是「我想說什麼」，而是「讀者為什麼要在乎這件事」。掌握這個思維轉換，再搭配標準的新聞稿結構與五個關鍵要素，刊登率自然大幅提升。
如果品牌內部缺乏具備媒體背景的人員，卡佶特品牌策略提供專業新聞稿代撰服務，由超過 20 年新聞從業經驗的團隊，透過電話採訪精準捕捉品牌亮點，確保每一篇稿件都符合媒體標準。歡迎聯繫卡佶特品牌策略，讓我們幫你寫出真正能被媒體刊登的新聞稿。